Manajemen Proyek adalah sebuah usaha atau kegiatan untuk menghindari, meminimalisir dan memitigasi resiko proyek. Manajer proyek beserta tim proyek harus secara proaktif mendeteksi setiap risiko yang mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menentukan agenda rutin untuk melakukan pertemuan untuk mendiskusikan isu-isu, mengidentifikasi resiko dan dampak dari suatu permasalahan tersebut. Manajer proyek harus merencanakan rencana kontingensi (contingency plan) atau rencana alternatif untuk menghadapi suatu resiko.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Manajemen resiko adalah perencanaan manajemen resiko, identifikasi resiko, menyelesaikan analisis resiko, menciptakan rencana resiko beserta tindakan penanganan, serta pemantauan dan pengendalian resiko pada proyek. Manajemen Resiko Proyek adalah proses berkesinambungan untuk keseluruhan proyek. Hal penting yang harus diingat adalah bahwa resiko tidak selalu buruk. Ada peluang dan ada ancaman. Kesempatan adalah resiko yang baik. Memperlakukan adalah resiko buruk. Tujuan dari manajemen resiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif dan untuk mengurangi probabilitas dan dampak dari kejadian negatif. Proses manajemen resiko ada enam:
1. Perencanaan Manajemen Resiko
Proses di mana keputusan yang dibuat tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan manajemen resiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses perencanaan.
2. Identifikasi Resiko
Menentukan pengaruh tujuan proyek, dan mengidentifikasi karakteristik resiko tersebut.
3. Analisis Resiko Kualitatif
Memprioritaskan resiko untuk analisis masa depan dengan menganalisis kemungkinan terjadinya dan dampak resiko.
4. Analisis Resiko Kuantitatif
Memberikan nomor ke resiko sebagai bagian dari menentukan dampak pada tujuan proyek secara keseluruhan.
5. Respon Resiko Perencanaan
Mengetengahkan opsi dan rencana aksi untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman.
6. Pemantau Resiko dan Pengendalian
Melibatkan mengawasi efektivitas tanggapan resiko, pemantauan resiko residu, mengidentifikasi dan mendokumentasikan resiko baru, dan meyakinkan bahwa proses manajemen resiko diikuti. Hal ini dilakukan sepanjang Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.
Dalam rangka untuk mengelola resiko kita harus memahami apa itu resiko.Dalam pandangan definisi terbaik adalah yang diberikan oleh Larry Krantz, Kepala Eksekutif Euro Login Ltd di Inggris. Larry mengatakan bahwa resiko adalah kombinasi dari kendala dan ketidakpastian. Kita semua menghadapi kendala dalam proyek yang dijalankan dan juga ketidakpastian. Jadi kita bisa meminimalkan risiko dalam proyek baik dengan menghilangkan kendala atau dengan mencari dan mengurangi ketidakpastian.
Ada dua tahap dalam proses Manajemen Resiko Proyek yaitu Penilaian Resiko dan Pengendalian Resiko. Penilaian Resiko dapat terjadi setiap saat selama proyek, meskipun lebih cepat lebih baik. Namun, Risk Control tidak bisa efektif tanpa Risk Assessment sebelumnya. Demikian pula, kebanyakan orang cenderung berpikir bahwa memiliki Penilaian Resiko, mereka telah melakukan semua yang diperlukan. Terlalu banyak proyek menghabiskan banyak upaya pada Penilaian Resiko dan kemudian mengabaikan Resiko kontrol sepenuhnya.
Risk Assessment memiliki tiga unsur:
1. Mengidentifikasi Ketidakpastian
Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian.
2. Analisa Resiko
Tentukan berapa wilayah ketidakpastian yang dapat mempengaruhi kinerja proyek, baik dalam durasi, biaya, atau memenuhi persyaratan pengguna.
3. Memprioritaskan Resiko
Menetapkan Resiko mana yang harus dihilangkan sepenuhnya, karena dampak potensial yang ekstrim, yang seharusnya menjadi perhatian manajemen secara teratur, dan yang cukup kecil untuk menghindari perhatian manajemen rinci.
Dengan cara yang sama, Pengendalian Risiko memiliki tiga unsur, sebagai berikut:
1. Mengurangi Resiko
Ambil tindakan apa pun dari awal yang mungkin untuk mengurangi efek Resiko. Lebih baik untuk menghabiskan uang pada mitigasi daripada untuk memasukkan dalam rencana kontingensi.
2. Rencana Darurat
Untuk semua orang Resiko yang dianggap signifikan, memiliki rencana darurat di tempat sebelum hal itu terjadi.
3. Mengukur dan Kontrol
Melacak efek dari resiko diidentifikasi dan mengatur semua dengan sukses.
Mengidentifikasi Ketidakpastian (dan Kendala)
Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian atau kendala. Kita perlu merangkak di atas rencana untuk mencari hal-hal yang bisa membuat proyek terlambat.
Beberapa contoh bidang ketidakpastian yang sering terjadi :
| · Kegagalan untuk memahami untuk siapa proyek ini · Kegagalan untuk menunjuk pengguna eksekutif yang bertanggung jawab untuk mensponsori proyek · Kegagalan untuk menunjuk seorang manajer proyek yang memenuhi syarat · Kegagalan untuk mendefinisikan tujuan proyek · Kegagalan untuk mengamankan komitmen dari orang-orang yang diperlukan untuk membantu proyek · Kegagalan untuk memperkirakan biaya secara akurat · Kegagalan untuk menyediakan lingkungan kerja yang baik untuk proyek · Kegagalan untuk mengikat semua orang yang terlibat dalam proyek dengan kontrak atau Dokumen Kesepahaman |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar